Itt az e-számla
Az e-számlázás a hazai és nemzetközi jogi szabályozás alapján már teljesen egyenértékű a papír alapú számlával. Feltehetjük magunknak joggal a kérdést, miért nem használ már mindenki elektronikus számlát? Hiszen az elektronikus számlázás számos előnnyel bír, hátránya pedig oly csekély, ha csak nem tudjuk a számlájára írni, hogy a rendszeres postára battyogástól megmenekül az ember. Nem beszélve az idegtépő sorban állástól.
Pedig már napi 20 perc séta is csodát tehet az ember egészségével ugyebár. Barátaim, tegyük hát szívünkre a kezünket, ki ne választaná az egyszerűbb megoldást?
Manapság sok szó esik a hazai internethasználat rohamos bővüléséről, így az ehhez a témához szorosan kapcsolódó elektronikus számlázás témakörében szólaltattuk meg Szőnyi Györgyöt, a Számlaközpont Kft ügyvezető igazgatóját.
– A Jóljárok Magazin első kérdése: miben tudnád összefoglalni röviden az e-számla kínálta előnyöket?
– A nagyszámú bizonylatot kibocsátó és befogadó szervezetek részéről felmerült az igény arra, hogy a túlnyomó részt elektronikus úton zajló számviteli folyamatok számlakibocsátással és számlamegőrzéssel kapcsolatos folyamatelemeit elektronikus útra tereljék. Az informatikai megoldások gyors fejlődésével lehetőség nyílt arra, hogy a papír alapú számlázásban felhasznált biztonsági funkciók, (főként a kézi aláírásra gondolunk) digitálisan is megvalósuljanak. A jogalkotó pedig az aktuális informatikai eredményekre reagálva – de főleg az EU nyomására – megalkotta az elektronikus számlázás elismeréséhez szükséges alapvető jogszabályokat.
A kérdésedre adott válaszom dióhéjban: egyszerűség, gyorsaság, kontrollálhatóság, biztonság, olcsóság és előnyök a környezetvédelem terén.
– Ez tényleg frappáns, rövid válasz volt. Akkor most haladjunk sorjában és bontsuk ki bővebben, mit is jelentenek ezek a fogalmak pontosan.
– A törvényi szabályozás egyszerűsödése az elektronikus számlázás elterjedését nagyban elősegítette. Az e-számla legfőbb előnye a hagyományos számlákkal szemben, hogy sokkal olcsóbb. Egy papír alapú számla átlagos költsége ma körülbelül 500 Ft-ra rúg. Ebbe beletartozik a papír, a nyomtatás, a boríték, a postai feladás (bélyeg, ajánlott küldemény, tértivevény, elsőbbségi küldemény), az élőmunka ráfordítás, a tárolás és archiválás költsége.
– Az elektronikus számla egyszerűsége és gyorsasága alatt nyilván a postázás idejét és energiáját érted.
– Igen, ezeket is. Nagyon sok idő takarítható meg vele, mert az ügyfél azonnal megkapja a számlát e-mailben, a számla befizetése online intézhető, akár az e-számlával integrált megoldásként. De ne feledkezzünk meg a kezelés és tárolás nehézségeiről sem, mivel ma hazánkban a számviteli bizonylatokat 8 évig kötelező megőrizni. Az e-számlákat természetesen elektronikus úton továbbítjuk és azok átvételéről minden esetben dátummal ellátott visszaigazolást kap a szállító. Ezen kívül az elektronikusan tárolt számlák között jóval könnyebb keresni is, mint egy poros irattárban.
A környezetvédelem ügyének való szolgálatot is sokan említik, mint az e-számla előnyét. Egy tonna papír gyártásához hozzávetőlegesen 1,7 tonna fa kivágása szükséges – a papír minőségétől függően. Az elektronikus számla használatakor továbbá szükségtelen a számla több példányának kinyomtatása. Ezzel a környezetbarát technológiával lényegesen kevesebb hulladék keletkezik, mint a hagyományos számlázás esetén. Nemcsak papír, nyomtatópatron, bélyeg takarítható meg, de informatikai eszközökből – itt nyomtatókra gondolok elsősorban – is sokkal kevesebbre van szükség.
– Igen, ezek meggyőző érvek. Miben látod az okát annak, hogy még mindig sokan tartózkodnak az eljárás bevezetésétől?
– Fő ok a tájékozatlanság és a bizalmatlanság. Pedig tapasztalataink szerint a hazai vállalkozások nagy része mind technológiai mind gazdasági szempontból felkészült az átállásra. Az elektronikus számla ugyanakkor teljesen biztonságos is. Minden e-számla eredetét és a tartalom sérthetetlenségét a nagy biztonságú elektronikus aláírás és az időbélyeg garantálja. Továbbá az e-számlák a párhuzamos tárolási rendszereknek hála nem veszhetnek el vagy sérülhetnek meg. Mivel az elektronikus úton készülő számlák minden egyes példánya eredeti és hiteles, így a számlamásolatok készítése is egyszerű és gyors, gyakorlatilag csak egy másolás.
– Szeretnél még valamit elmondani az e-számláról, amit fontosnak tartasz és eddig nem került szóba?
– Fontosnak tartom megjegyezni , hogy az elektronikus számla nem öncélú dolog. Alkalmas rá, hogy vállalatirányítási rendszerekhez kapcsolódjon (akár egy készletnyilvántartáshoz), lehetővé teszi a gyors, egyszerű könyvelést és ezáltal egy kis cég is gyorsan és főleg olcsón tudja a teljes elektronikus nyilvántartást bevezetni. Egyszerűsíti, meggyorsítja, automatizálja a különféle nyilvántartások, adminisztrációk elkészítését, ami szintén sok időt és energiát takarít meg.
– Kinek ajánlott leginkább az elektronikus számlázás?
– Elsősorban azoknak a vállalatoknak lenne érdemes bevezetni az e-számlázást, akik nagy számban bocsátanak ki számlát. A beruházás költsége néhány hónap alatt megtérül. De az elektronikus számlázás bevezetése ma már elérhető a kis- és középvállalkozások számára is, mivel a háttér infrastruktúra már csekély, mintegy százezer forintos beruházással is megteremthető, bár én erősen kétlem, hogy van még az országban olyan cég ahol ne lenne legalább egy számítógép internet eléréssel. Sőt az elektronikus számlázás bevezetésére pályázati források is rendelkezésre állnak. Az Új Magyarország Fejlesztési Tervben a támogatott tevékenységek között nevesítve szerepel az elektronikus számlázás bevezetése.
– Mik a tapasztalatok az e-számláról az Európai Unióban?
– Az EU-ban az e-számla elterjedése folyamatos bővülést mutat. Finnországban, Spanyolországban, ill. Olaszországban nagy előrelépések történtek főként kormányzati szinten, mivel ezekben az országokban egyes területeken hamarosan kötelezővé teszik az elektronikus számlázást. Az Európai Bizottság szakértői csoportja által készített tanulmányból kitűnik, hogy az e-számla elterjedésének az elkövetkezendő években 50%-os bővülése várható. Azt gondolom, hogy a hazai vállalatok versenyképességének megőrzésében is fontos szerep hárul az e-számlára, mert az elektronikus számlázás gazdasági előnyei vitathatatlanok. Az elektronikus számlázás az egyes vállalati folyamatokat felgyorsítja és módot ad arra is, hogy felzárkózzunk a nálunk fejlettebb informatikai társadalmakhoz. Az elektronikus számlázással hatékonyabbá válik a munkavégzés is, hiszen nem kell rendszeresen hosszú időt tölteni a számlázással.
– Záróakkordként végül azt a kikerülhetetlen kérdést tenném fel, miért pont a Számlaközpont e-számláját válassza a kedves olvasó/érdeklődő? Mivel vagytok jobbak, mint a versenytársak?
– Örülök, hogy ezt a kérdést feltetted. Cégünk nemcsak versenyképes áraival tudja magához vonzani a kedves érdeklődőket, hanem az általunk kifejlesztett program nyújtotta kényelemmel is. Tapasztalt programozói gárdánk egy olyan szoftvert alkotott, amely mindenféle számlázási rendszerhez, azaz bármilyen számlázó programhoz csatlakoztatható és teljesen EU-konform. A telepítése pofon egyszerű és használata igen rövid idő alatt elsajátítható.
Köszönöm kedves beszélgetőpartneremnek a hasznos információkat. Engem mindenesetre meggyőzött az e-számla hasznáról és számos előnyéről, ami a jövőben minden bizonnyal rohamos elterjedéséhez fog vezetni.
GYIK:
Mik az elektronikus számlázás legfőbb előnyei a hagyományos módszerekkel szemben?
Az elektronikus számlázás számos előnnyel rendelkezik, mint például a költséghatékonyság, hiszen a papír alapú számlák költségei jelentősen magasabbak. Az e-számlák gyorsan és egyszerűen elérhetők, mivel az ügyfelek azonnal megkapják őket e-mailben. Ezen kívül a tárolásuk is egyszerűbb, mivel elektronikus formában könnyen kereshetők és megőrizhetők. A környezetvédelmi szempontok is fontosak, hiszen kevesebb papírra van szükség, így csökkenthető a hulladék mennyisége.
Miért nem terjedt el még széles körben az e-számlázás?
A legfőbb okok között a tájékozatlanság és a bizalmatlanság szerepel. Sokan nem ismerik az elektronikus számlázás előnyeit, és félnek az új technológiától. Pedig a hazai vállalkozások többsége már felkészült az átállásra, és az e-számlák biztonságosak, mivel elektronikus aláírás és időbélyeg garantálja a hitelességüket.
Milyen költségekkel jár az elektronikus számlázás bevezetése?
Az elektronikus számlázás bevezetésének költségei viszonylag alacsonyak, hiszen a szükséges infrastruktúra kiépítése már néhány százezer forintból megoldható. A beruházás gyorsan megtérül, különösen azok számára, akik nagy mennyiségű számlát bocsátanak ki. Ezen kívül pályázati források is elérhetők a bevezetéshez, ami tovább csökkenti a költségeket.
Hogyan segíti az e-számlázás a környezetvédelmet?
Az elektronikus számlázás jelentősen csökkenti a papírfelhasználást, mivel nem szükséges több példányt kinyomtatni. Egy tonna papír előállításához rengeteg fa kivágása szükséges, így az e-számlák használatával nemcsak a papírfelhasználás, hanem a nyomtatópatronok és bélyegek költségei is csökkennek. Ezáltal kevesebb hulladék keletkezik, ami kedvezően hat a környezetre.
Kiknek ajánlott leginkább az elektronikus számlázás bevezetése?
Az elektronikus számlázás elsősorban azoknak a vállalatoknak ajánlott, akik nagy mennyiségű számlát bocsátanak ki, mivel a költségek gyorsan megtérülnek. Azonban a kis- és középvállalkozások számára is elérhető, hiszen a szükséges technológia már viszonylag olcsón beszerezhető. Az e-számlázás bevezetése nemcsak költséghatékony, hanem időt is megtakarít a vállalkozások számára.
